Виды накладных расходов на содержание бухгалтерии

18.04.2024

Минимизация ложных расходов может привести к значительным потерям, когда речь идет о содержании штатных бухгалтеров. В рамках бухгалтерского учета существуют различные виды накладных расходов, которые необходимо учитывать. К ним относятся расходы на компьютерное оборудование, программное обеспечение, вспомогательных сотрудников и хранение документации.

Одно из распространенных мнений относительно компьютеров для бухгалтерии заключается в том, что они не требуют высокой мощности и могут быть дешевыми. Однако при этом часто упускается из виду, что надежность имеет первостепенное значение. Поломка компьютера или сервера может привести к серьезному сбою в работе, вынудив приостановить бухгалтерскую деятельность до тех пор, пока система не будет отремонтирована. В некоторых случаях ремонт сервера может длиться более недели, что приводит к накоплению большого количества документов. Может потребоваться компенсация или оплата сверхурочных часов, что увеличивает расходы компании. Кроме того, восстановление данных после поломки не гарантировано, что может привести к дорогостоящей необходимости полного восстановления электронной версии. Для этого часто приходится нанимать внешних специалистов, что дороже, чем обычное бухгалтерское обслуживание. Поэтому многие компании выбирают для ведения бухгалтерского учета самое современное и дорогое оборудование, а также есть 14. поддержка 1С Облако несмотря на ощутимые финансовые затраты.

Человеческий фактор также играет решающую роль. Бухгалтер, работающий на компьютере, может не заметить признаков приближающейся поломки, которые были бы очевидны для специалиста по компьютерам. Например, звук неисправного вентилятора, охлаждающего процессор, может остаться незамеченным. Если это происходит летом, в помещении без кондиционера, при чрезмерной нагрузке, неприятности неизбежны. Как правило, бухгалтер отдает предпочтение срочным отчетам, прежде чем заняться ремонтом. В идеале необходимо правильно и регулярно готовить резервные копии документов. Это позволит упростить процесс, связанный с покупкой нового оборудования, установкой обновленного программного обеспечения и переносом ограниченного объема данных. Однако для этого также необходимо наличие ИТ-специалиста, который будет постоянно следить за состоянием оборудования, устранять проблемы и обеспечивать правильную подготовку резервных копий. Кроме того, системный администратор должен следить за состоянием антивирусных программ и поддерживать их в рабочем состоянии, поскольку не все программы обнаруживают все вирусы. Несвоевременное обновление может привести к потере данных до получения обновлений. Системы должны активно отслеживать новости с соответствующих ресурсов и предотвращать возможные проблемы. Также важно ограничить использование сторонних дисков, игр и посещение сомнительных сайтов на компьютерах бухгалтерии, поэтому эти обязанности обязательно должны входить в роль системного администратора. На самом деле значительная, если не основная, часть работы системного администратора